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业界动态

财务机器人 —— RPA的财务应用

时间:2019-08-27 16:54:12  作者:陈虎  来源:《财务与会计》  查看:695  评论:0
内容摘要:财务的未来是信息化、自动化、数字化和智能化。“大智移云物”——大数据、人工智能、移动互联网、云计算和物联网等技术的快速发展,正在促使未来成为一个“万物互联、无处不在、虚实结合、智能计算、开放共享”的智能时代,财务部门应积极尝试新兴技术,促进财务数字化转型,帮助企业提升经营能力、洞...

财务的未来是信息化、自动化、数字化和智能化。“大智移云物”—— 大数据、人工智能、移动互联网、云计算和物联网等技术的快速发展,正在促使未来成为一个“万物互联、无处不在、虚实结合、智能计算、开放共享”的智能时代,财务部门应积极尝试新兴技术,促进财务数字化转型,帮助企业提升经营能力、洞察商机并预测未来。


一、大智移云物背景下的财务转型


追溯财务的发展历程,技术进步引发了财务的数次变革。会计电算化用小型数据库和简单的计算机软件取代了部分人工核算工作,实现了计算能力和存储能力的巨大飞跃。ERP的诞生和计算机网络的普及,把封闭、分散的财务集中起来,通过流程再造和专业分工实现了财务共享。借助信息化手段,企业实现了对财务信息的快速处理和实时共享,财务管理逐步从核算型向管理型转变。“大智移云物”进一步革新了财务的技术工具,悄然改变着财务的工作模式,传统财务将逐步向自动化、数字化和智能化转型。

财务共享中心存在大量规则明确的重复性流程,这为财务的自动化转型提供了基础。机器人流程自动化(Robotic Process Automation,以下简称RPA)技术应运而生,在专业分工明确、流程标准统一的财务共享服务中心有着广阔的应用空间。

财务转型、财务共享和财务机器人是“面—— 线—— 点”的关系。

财务转型是“面”,是企业财务部门在财务战略、职能定位、组织结构、人力资源、操作流程和信息技术等方面的全面变革再造。通过对财务职能的梳理,逐步形成四位一体的财经管理模式(公司层面控制管理的战略财务、全价值链财务管理支持的业务财务、交易处理为主的财务共享服务以及财务核心能力的专家团队),从而支持企业转型。

财务共享服务是“线”,通过观念再造、流程再造、组织再造、人员再造、系统再造,将分散于各个业务单位、重复性高、易于标准化的财务业务集中到财务共享服务中心统一处理,达到降低成本、提高效率、改进服务质量、强化集团内部风险控制等目标。财务共享为财务转型提供数据基础、管理基础和组织基础,是财务转型的第一步,为财务机器人的运行提供了良好的环境和运行基础。

财务机器人则是“点”,是财务共享中心流程节点上的技术应用和优化。财务共享服务中心有大量具有明确规则的标准化流程,为财务机器人提供了大展拳脚的空间。反过来,财务机器人的应用又大大提升了财务共享服务中心的服务效率和服务质量,将财务人员从大量、重复且机械化的工作中解放出来,得以从事更具价值和创造性的工作,推动企业财务转型。


财务机器人 —— RPA的财务应用
二、财务机器人,用技术重新定义财务工作


(一)RPA技术的功能和特点

RPA技术是指通过使用用户界面层中的技术,执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案,是数字化的支持性智能软件,也被称为数字化劳动力(Digital Labor)。

从功能上来讲,RPA是一种处理重复性工作和模拟手工操作的程序,可以实现以下功能:(1)数据检索与记录。RPA可以跨系统进行数据检索、数据迁移以及数据录入。(2)图像识别与处理。通过OCR(Optical Character Recognition,光学字符识别)技术识别信息,并可在此基础上审查和分析文字。(3)平台上传与下载。能够按照预先设计的路径,上传和下载数据,完成数据流的自动接收与输出。(4)数据加工与分析。包括数据检查、数据筛选、数据计算、数据整理、数据校验。(5)信息监控与产出。RPA可以基于模拟人类判断,实现工作流分配、标准报告出具、基于明确规则决策、自动信息通知等功能。

相比于传统软件,RPA开发周期更短、设计更加简单,这主要是基于RPA的技术特点:(1)机器处理。RPA可以7?4小时不间断地工作,提高工作效率。(2)基于明确规则。RPA主要是代替人工进行重复机械性操作,研发RPA需要基于明确规则编写脚本。(3)以外挂形式部署。RPA是在用户界面进行操作,因此不会破坏企业原有的IT结构。(4)模拟用户操作与交互。RPA主要模拟的是用户手工操作,如复制、粘贴、鼠标点击、键盘输入等。

RPA和人工智能(Artificial Intelligen-ce,简称AI)都能在一定程度上替代原有的人工劳动,但是二者有很大的区别。RPA只能依靠固定的脚本执行命令,并且进行重复、机械性的劳动;人工智能结合机器学习和深度学习具有自主学习能力,通过计算机视觉、语音识别、自然语言处理等技术拥有认知能力,可以通过大数据不断矫正自己的行为,从而有预测、规划、调度以及流程场景重塑的能力。

RPA与人工智能更像手和大脑的关系。RPA倾向于重复地执行命令,人工智能更倾向于发出命令。除此以外,RPA是自动化发展过程中的不同阶段。AI技术在企业中的应用还处在初步探索阶段,从短期趋势而言,企业更倾向于以标准化、逻辑清晰的RPA为基础,逐步向智能化程度更高的AI方向发展。未来,随着RPA技术的不断发展,RPA与AI融合也是行业的一大趋势。

(二)财务机器人实现财务自动化

目前已有不少企业在办公领域采用RPA以取代一些重复和繁琐的日常流程,RPA被应用于财务、采购、供应链、客户服务等众多职能领域,和金融、保险、零售等行业领域。财务机器人则是RPA技术在财务领域的具体应用,其针对财务的业务内容和流程特点,以自动化替代手工操作,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,减少财务合规风险,使资源分配在更多的增值业务上,促进财务转型。

在财务机器人出现之前,财务工作进程的推进通过财务人员人工操作或信息系统自动化的方式实现。人工操作场景下,工作效率低、错误率高、人员占用效益低;而通过信息系统进行自动化操作,往往存在跨系统的数据流转需求,需要在多个异构系统间进行系统改造和API(Application Programming Interface,应用程序编程接口)开发。虽然,信息系统的打通实现了流程自动化,处理任务的效率高于财务机器人,但系统改造和API开发投资成本高、部署周期长、对需求响应缓慢。在系统对接较多的情况下,改造难度更是成倍增加,甚至部分系统之间不允许开放接口和源代码,改造根本无从谈起。财务机器人虽然运行速度低于完全自动化的流程,但是由于其开发周期短、投资成本低,能够大大提高需求响应速度,因此在企业中有广泛的应用。

除此之外,相较于传统人工的财务运作模式和信息系统改造的方式,财务机器人还具备众多优势。例如,财务机器人可以全天候工作,有效提升工作处理效率、降低人力成本;且操作的正确率接近100%,极大地保障了工作质量;工作内容和时间可以随需而变,及时响应业务需求;另外,财务机器人的应用释放了大量的基础交易处理人员转型去做高附加值的财务工作,实现财务对业务的有力支撑。

财务机器人为企业带来了众多收益,但也必须认识到财务机器人的局限性,从全局的角度考虑财务机器人的科学部署问题:一是无法处理异常事件,由于财务机器人是基于固定规则进行业务处理,当出现异常事件时,需要人工操作进行干预;二是对运营保障的要求较高,财务机器人的有效运营对系统平台的稳定性、人员的素质和技能提出了更高的要求;三是需要跟踪优化机制,为了保障财务机器人正常、有序地运行,快速、高质量地响应业务需求变化,企业需要针对财务机器人设计完整、详细的跟踪优化机制。


财务机器人 —— RPA的财务应用
三、财务机器人适合的流程


本质上讲,财务机器人是一种处理重复性工作、模拟手工操作的程序,因此并不适用于所有的流程,其适用的流程主要有以下特征:(1)简单重复操作,如系统数据的录入、核对等;(2)量大易错业务,如每日大量的交易核对,大量费用单据的审核;(3)多个异构系统,内嵌于系统,但不会更改系统,不会融合系统规则;(4)7?4小时工作模式,弥补人工操作容忍度低、峰值处理能力差的缺点,适用于企业7?4小时业务。

财务共享服务中心很多流程都符合财务机器人的适用标准(见表1)。本文简要介绍财务机器人在费用报销、采购到付款、总账到报表、税务管理等几类典型流程上的应用。

财务机器人 —— RPA的财务应用

(一)费用报销

费用报销流程是财务共享服务中心实施最为普遍的流程,也是财务机器人使用最广泛的流程,具体流程见图1:

财务机器人 —— RPA的财务应用

1.报销单据接收:财务机器人对多种渠道采集而来的各类发票和单据进行自动识别、分类汇总和分发传递,自动生成报销单并发起审批申请。

2.费用报销智能审核:人工设定费用报销审核规则,将其内嵌至费用报销系统。财务机器人按照设定的逻辑执行审核操作,如对发票查重验真、进行预算控制和报销标准审查、记录检查结果并反馈等。

3.自动付款:报销单通过审核后自动生成付款单;付款单进入待付款中心,财务机器人依据付款计划执行付款操作。

4.账务处理及报告:付款单依据记账规则自动生成凭证,自动提交、过账,并生成账务报告、汇报至管理层。

(二)采购到付款

实现从供应商管理、供应商对账,到发票处理及付款整个过程的无缝衔接是采购到付款流程的重点,其中财务机器人适用的子流程见图2:

财务机器人 —— RPA的财务应用

1.请款单处理:通过OCR扫描请款单并识别相关信息,财务机器人将请款单信息录入ERP系统,对订单信息、发票信息、入库单信息进行匹配校验。

2.采购付款:财务机器人自动提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行付款操作。

3.供应商对账:人工设置好对账触发时间,机器人登录财务模块向供应商发送对账提醒邮件,并自动完成订单状态和发货状态查询。

(三)总账到报表

总账到报表流程中关账、标准记账分录处理、关联交易处理、对账、财务报表的出具等工作可借助财务机器人完成,具体子流程如下:

1.关账:在期末,财务机器人自动进行各项关账工作,例如现金盘点、银行对账、销售收入确认、应收账款对账、关联方对账、应付款项对账、存货的确认和暂估等。如发现异常,发送预警报告;如对账无误,则自动进行账务处理。期末关账具体流程如图3所示。

财务机器人 —— RPA的财务应用

2.标准记账分录处理:财务机器人周期性对账务分录进行记录和结转。

3.关联交易处理:财务机器人根据相关子公司的交易信息,实现自动关联交易处理。

4.出具单体报表:财务机器人自行完成数据汇总、合并抵销、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。

5.出具合并报表:财务机器人从系统中导出并根据规则完成汇率数据和当月境内外合并数据的处理和计算,计算出期末余额并对结果进行检查;再对子公司报送数据进行催收和汇总,根据抵销规则生成合并抵销分录;最后,根据生成的数据,形成当月合并报表。合并报表出具流程具体如图4所示。

财务机器人 —— RPA的财务应用

(四)资金管理

资金管理流程中适合财务机器人的具体子流程如下:

1.银企对账:机器人取得银行流水、银行财务数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表。

2.现金管理:财务机器人根据设定的现金上划线执行现金归集、现金计划信息的采集与处理等;引入智能算法,按照预设的规则,根据支付方式、支付策略、支付金额等多因素,计算最优化组合,完成资金安排;同时动态监控资金收支,帮助集团企业实时掌控集团资金状况。

3.收付款处理:财务机器人根据订单信息和供应商信息,自动完成收款与付款。

4.支付指令查询:资金支付指令发出后,财务机器人可自动查询银行返回的支付结果,并邮件反馈查询结果。

【案例】中兴新云银企对账机器人

传统的银企对账,需要按银行、账户逐个进行手工对账。由于一个单位往往存在多个银行账户,每个账户的对账都要重复各操作步骤,导致效率低下,且存在一定的疏漏风险。

中兴新云银企对账财务机器人替换了原有的人工操作。期末,财务机器人登录网银系统获取银行对账单信息,并登录财务核算系统获取账务数据,自动执行对账操作,再将结果记录至银行余额调节表,重复所有的操作至所有账户循环完毕。财务机器人还可以按照定制化需求,导出银行对账单,实现对账单的合并与汇总,并把最终结果按所要求的格式上传至系统中。实施自动化前后的流程对比如图5所示。

财务机器人 —— RPA的财务应用

(五)税务管理

税务管理是目前财务机器人运用较为成熟的领域,包括自动纳税申报、涉税信息校验、增值税发票验真等子流程(见图6):

财务机器人 —— RPA的财务应用

1.纳税申报准备:期末财务机器人自动登录账务系统,按照税务主体批量导出财务数据、增值税认证数据等税务申报的业务数据基础。 

2.税务数据获取并维护:财务机器人获取事先维护好的企业基础信息用以生成纳税申报表底稿。

3.涉税数据核对校验:财务机器人通过设定好的规则调整税务差异项;借助预置的校验公式进行报表的校验。

4.纳税申报:根据特定逻辑由工作底稿自动生成申报表并在税务局端系统自动填写纳税申报表。

5.涉税账务处理及提醒:财务机器人根据纳税、缴税信息完成系统内税务分录的编制,自动进行递延所得、资产或负债的计算,完成系统内的入账,并邮件提醒相关责任人。

6.增值税发票开具:基于现有待开票信息,财务机器人操作专用开票软件开具增值税普通发票和增值税专用发票。

7.发票验真:财务机器人可基于发票票面信息自动校验发票真伪,并且可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。

对于纳税主体较多的集团型企业,由于纳税申报的数据来源不同、申报的数据量较大,员工手工申报耗时长、效率低,且数据准确性无法保障。而纳税申报过程整体RPA适配度较高,相当多的步骤可以借助机器人进行自动化。中兴新云纳税申报机器人将申报流程细分为数据准备、纳税申报、账务处理和评估审查四个子流程,可显著降低集团型企业办税负担,保障税务数据的准确性,具体流程如图7所示。

财务机器人 —— RPA的财务应用

数据准备主要是指财务机器人与本地数据如税务主体信息、开票信息、财务信息等信息的交互,期末机器人自动登录系账务系统,导出财务数据,调整税务差异等。纳税申报过程包括财务机器人与税务局系统的交互,如登录申报系统、填写并提交申报表等动作。账务处理过程则是纳税、缴税的账务化反映,财务机器人完成申报后自动进行分录的编制和录入,完成系统内的入账。最后,由员工定期对财务机器人的工作成果进行评估、审查和改进。

除以上流程外,在订单到收款、固定资产管理、存货到成本、档案管理等重复性较高、业务量较大的流程上,财务机器人的运用也很常见。借助于预先设置的模型,财务机器人还可实现对预算管理、绩效管理、管控与合规等较为依赖人为判断的流程提供决策参考。财务机器人减少了企业人力投入、降低了风险,更能高效支撑业务发展和经营决策。


财务机器人 —— RPA的财务应用
四、对财务组织和财务人员的影响


财务机器人的运用,改变了原有的财务工作方式和财务人员的观念,推动了财务组织架构变革,同时对财务人员的素质和技能也提出了更高的要求。

财务组织中会出现新的技术团队和业务团队(即机器人流程处理团队和例外业务处理团队),前者对机器人的管理和日常运维负责,后者负责辅助和拓展财务机器人的工作(如图8所示)。同时,财务机器人促使基础财务人员的比重进一步减少,从事公司经营支持和决策支持的财务人员比重上升;财务人员的工作内容也变得更有挑战性,他们不再从事基于规则的重复判断,而是投入更多精力在流程优化、业务监控和数据分析上。

财务机器人 —— RPA的财务应用

财务机器人的运用和其他新兴技术一样,推动了财务人员的转型,未来需要更多精通数据分析和预测、具备跨职能部门知识、善于与业务部门构建合作关系的各类复合型人才。财务人员要能够精通会计、擅长管理、熟知信息技术、洞察业务,并且具备战略远见,从而能够更好地参与商业模式创新的规划与实施、为企业提供更有见地的数据分析、推动企业新业务的布局和数字技术应用等。财务人员要不断创新,实现自身的转型与再造,重塑财务理念与知识体系,才能满足时代要求和企业的需求。


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